Modèle de note de frais Excel gratuit (2026)
Un fichier Excel prêt à remplir, avec la TVA et les totaux calculés, un onglet pour les indemnités kilométriques 2026 et toutes les mentions obligatoires. Téléchargement direct, sans inscription.
Gratuit, sans e-mail. Fonctionne dans Excel et LibreOffice, et s'importe dans Google Sheets.
Ce que contient le modèle
- Note de frais : 20 lignes, listes déroulantes (catégorie, taux de TVA, mode de paiement), TVA et montant HT calculés, totaux et montant à rembourser, cadres de signature.
- Indemnités km : le barème kilométrique fiscal 2026 pour les voitures, avec calcul automatique selon la puissance fiscale et la distance de l'année.
- Mode d'emploi : les étapes de remplissage, les limites 2026 des indemnités de repas et les rappels essentiels.
À quoi ressemble une note remplie
Voici la ligne d'exemple fournie dans le fichier : un repas client réglé avec une carte personnelle, TVA à 10 % (restauration sur place).
| Date | Motif | Catégorie | TTC | TVA | HT | Paiement | Justificatif |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 14/08/2026 | Repas client — restaurant Le Central | Repas | 64,50 € | 5,86 € | 58,64 € | Carte personnelle | Oui |
| Total des dépenses | 64,50 € | 5,86 € | 58,64 € | ||||
Calcul de la TVA : 64,50 € ÷ 1,10 = 58,64 € HT, soit 5,86 € de TVA.
Les mentions obligatoires d'une note de frais
Pour être remboursable et opposable en cas de contrôle, une note de frais doit indiquer :
- L'identité du salarié et son service
- La date exacte de la dépense
- La nature ou le motif de la dépense (repas client, déplacement, hébergement...)
- Le montant TTC, et le montant de TVA si l'entreprise peut la récupérer
- Le mode de paiement utilisé (carte personnelle, espèces...)
- Le justificatif original joint (facture ou ticket, pas une simple estimation)
Comment remplir le modèle en 5 étapes
- Renseignez votre nom, votre service, le manager et le mois concerné.
- Saisissez une ligne par dépense : date, motif, catégorie, montant TTC et taux de TVA. La TVA et le HT se calculent seuls.
- Choisissez le mode de paiement : seules les dépenses payées par carte personnelle ou en espèces sont à rembourser.
- Pour un trajet en voiture personnelle, ouvrez l'onglet « Indemnités km » : le montant remonte automatiquement dans le total.
- Imprimez ou exportez en PDF, faites signer, puis transmettez la note et les justificatifs à votre manager.
Frais de repas : les limites 2026
Quand l'entreprise rembourse un repas sous forme d'indemnité, l'URSSAF fixe chaque année une limite d'exonération de cotisations. Pour 2026 :
| Situation | Limite 2026 |
|---|---|
| Repas au restaurant, en déplacement professionnel | 21,40 € |
| Repas hors locaux sans restaurant (sur chantier, par exemple) | 10,40 € |
| Repas sur le lieu de travail, horaires atypiques | 7,50 € |
Montants URSSAF/BOSS en vigueur depuis le 1er janvier 2026, relevés le 6 octobre 2026. La fraction au-delà de ces limites est soumise à cotisations. Vérifiez sur urssaf.fr.
Indemnités kilométriques 2026 : le barème et un exemple
Pour un salarié qui utilise sa voiture personnelle, on applique le barème kilométrique fiscal à la distance professionnelle parcourue sur l'année entière, selon la puissance fiscale. Le barème 2026 est reconduit à l'identique de 2025 (d = distance annuelle en km) :
| Puissance | Jusqu'à 5 000 km | 5 001 à 20 000 km | Au-delà de 20 000 km |
|---|---|---|---|
| 3 CV et moins | d × 0,529 | (d × 0,316) + 1 065 | d × 0,370 |
| 4 CV | d × 0,606 | (d × 0,340) + 1 330 | d × 0,407 |
| 5 CV | d × 0,636 | (d × 0,357) + 1 395 | d × 0,427 |
| 6 CV | d × 0,665 | (d × 0,374) + 1 457 | d × 0,447 |
| 7 CV et plus | d × 0,697 | (d × 0,394) + 1 515 | d × 0,470 |
Barème fiscal 2026 pour les voitures, relevé le 6 octobre 2026 ; à vérifier sur impots.gouv.fr. Les deux-roues ont un barème distinct.
Avec 12 000 km : (12 000 × 0,357) + 1 395 = 5 679 €.
Pour un véhicule 100 % électrique, une majoration de 20 % s'applique : 2 544 € × 1,20 = 3 052,80 €.
Comme le barème porte sur le cumul annuel, l'onglet « Indemnités km » du modèle demande aussi ce qui a déjà été remboursé depuis le 1er janvier et calcule le reste à verser.
Le justificatif : l'élément qui coince le plus souvent
Une dépense sans justificatif joint n'est pas juridiquement une « note de frais » : c'est un remboursement sans preuve, que l'administration peut requalifier en avantage en nature lors d'un contrôle URSSAF, avec redressement à la clé. Le ticket de caisse suffit souvent pour une petite dépense, mais une facture au nom de l'entreprise est préférable, notamment pour récupérer la TVA : un ticket simplifié ne permet pas toujours de le faire. Les pièces comptables sont généralement à conserver 10 ans, et le papier thermique des tickets s'efface avec le temps : gardez-en aussi une copie numérique.
Les erreurs les plus fréquentes en PME
- Rembourser une dépense sans justificatif joint « pour aller vite »
- Oublier de faire apparaître la TVA séparément quand l'entreprise peut la récupérer
- Appliquer un barème kilométrique de l'année précédente, ou oublier que le barème porte sur le cumul annuel
- Perdre le justificatif papier avant la clôture comptable du mois
- Rembourser deux fois la même dépense, faute de vue d'ensemble sur les notes déjà traitées
Quand Excel ne suffit plus
Un fichier Excel convient pour quelques notes par mois. Dès que l'équipe grandit, il faut relancer pour les justificatifs, ressaisir les montants et retrouver les tickets au moment de la clôture. MyKrew Spend remplace le fichier : le salarié déclare sa dépense depuis son téléphone avec la photo du justificatif, le responsable approuve ou refuse, et un export mensuel PDF ou CSV est prêt pour le comptable.
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Demander un accès →Questions fréquentes
Que doit contenir une note de frais ?
L'identité du salarié, la date de la dépense, sa nature ou son motif, le montant TTC (et la TVA si elle est récupérable), le mode de paiement et le justificatif original joint.
Un ticket de caisse suffit-il comme justificatif ?
Pour une petite dépense, le ticket de caisse est généralement accepté pour justifier le paiement. Pour récupérer la TVA, une facture au nom de l'entreprise est préférable. En cas de doute, demandez à votre expert-comptable.
Combien de temps conserver les justificatifs de notes de frais ?
Les pièces comptables sont généralement à conserver 10 ans. Le papier thermique des tickets s'effaçant avec le temps, mieux vaut en conserver aussi une copie numérique.
Comment calculer les indemnités kilométriques en 2026 ?
On applique le barème kilométrique fiscal à la distance professionnelle parcourue sur l'année, selon la puissance fiscale du véhicule. Pour une voiture de 5 CV, 4 000 km donnent 4 000 × 0,636 = 2 544 €. Le barème 2026 est reconduit à l'identique de 2025 ; vérifiez-le sur impots.gouv.fr.
Le modèle de note de frais MyKrew est-il vraiment gratuit ?
Oui. Le fichier Excel se télécharge sans inscription et sans adresse e-mail.